Der Tag hat nur 24 Stunden, von denen wir bereits mindestens 8h verschlafen. Die verbleibende Zeit best möglichst zu nutzen, kann deshalb nur das anvisierte Ziel eines jeden sein. Dabei sollen sowohl aller Verpflichtungen ordentlich abgearbeitet werden, aber auch noch genügend Zeit für Freizeit und Ausgleich vorhanden bleiben.
Im Zentrum effektiven Zeitmanagements liegt eine zentrale Aussage:
" Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse!"
Viele Menschen verbringen ihren Tag mit allerlei Aufgaben und Beschäftigungen, doch erreichen dabei letztendlich nur wenig zählbaren. Warum? Sie haben nicht ihr Ziel im visier und arbeiten darauf geradlinig hin - sondern sind auf vielen kleinen Baustellen intensiv tätig, verlieren die Orientierung erlangen nur in aufwendigen Bögen ihr Ziel. Dies kostet unsinnig verbrauchte Zeit und Kraft.
Die 80:20-Regel
Diesen Zusammenhang fällt auch die "80:20-Regel". Sie besagt: Der Durchschnittsmensch schafft in 20% seiner Zeit 80% seiner Aufgaben und für die restlichen 20% benötigt er 80% seiner Zeit. Aus dieser Aussage lässt sich ein Schluss ableiten: Konzentrieren Sie sich noch stärker auf die wirklich wichtigen und hohen Erfolg versprechenden Dinge.
Eine solch hohes Missverhältnis zwischen Einsatz und Ergebnis tritt insbesondere bei Personen auf, welche den Unterschied zwischen dringend und wichtig noch nicht erkannt haben. Jeder hat die gleiche Menge an Zeit zur Verfügung, man sollte sie nur weise ein setzen. Viele Menschen konzentrieren sich so sehr auf die dringend zu erledigenden Angelegenheit, dass ihnen die Zeit für die wirklich bedeutenden Aufgaben fehlt. Sie verzetteln sich regelmäßig in den vielen kleinen zu erledigenden Aufgaben. Daher kann es nur das Ziel eines jeden sein, die vielen kleinen Pflichten so schnell wie möglich mit so wenig Aufwand, wie es nur irgendwie geht, abzuarbeiten. Warum muss eine kurze E-Mail schreiben 10 min, statt 5 min dauern? Oder haben sie vielleicht sogar jemand anders, welcher diese für Sie schreiben kann? Seien Sie schnell und effizient bei dringenden Dingen, damit die Zeit für wirklich wichtige Aufgabenbereiche bleibt. Es sind nämlich immer nur dir großen Projekte, welche ihre Karriere oder auch Ihr Privatleben voranbringen. Immer nur diese entscheiden über Ihre Zukunft.
Beim genaueren Anschauen des Tages, sieht man bei vielen Menschen: Sie geben unnötig viel Zeit für Dinge aus, welche Sie in Ihren Zielen nicht wirklich voranbringen oder auch nicht wirklich für richtige Entspannung sorgen um wieder neue Energie zu sammeln. Und am Ende des Tages, der Woche, des Monats, ..., müssen sie dann feststellen, der Fortschritt bei ihren Projekten war zu langsam. Torschlusspanik. Sie machen Stress, um noch alles rechtzeitig zu schaffen. Volle Leistung, ihre Batterie erzeugt Starkstrom während gleichzeitig bereits die Reservelampe aufblinkt. Kommt dies regelmäßig vor, so leiden nicht nur die Ergebnisse, sondern auch ihre Leistungsfähigkeit. Auch falscher Umgang mit der Zeit kann zum Burnout führen.
Die Lösung: Ein Plan.
Der Vorschlag mag abgedroschen klingen. Jeder hat ihn schon abertausend mal gehört. Doch wer macht sich wirklich immer einen Tagesplan, einen Wochenplan oder einen Projektplan? Nicht viele. Die Vorteile solcher schriftlich niedergeschriebenen To-Do-Listen sind jedoch enorm. Höhere Effizienz durch gezielteres bearbeiten der Aufgaben. Durch genaue Planung, kann die starke Anhäufung von Aufgaben kurz vor Fristende aus dem Weg gegangen werden. Vermeidung von übermäßigen Stress. Zudem kann durch entsprechende Einordnungen, bedeutendes von unbedeutendes, sowie dringendes von wichtigen getrennt werden.
So sieht eine To-Do-Liste aus: Schreiben Sie auf, welche Pflichten bzw. angenehme Dinge Sie machen möchten. Jede einzeln aufgelistete Aufgabe, sollte nicht mehr als 1-2 Stunden dauern und natürlich soll alles zusammen auch einigermaßen realistisch sein. Nun geben Sie jede Ihre Aufgaben eine Priorität. z.B. wie bei den Schulnoten von 1 bis 6. Die hoch gewerteten Aufgaben müssen auf jeden Fall erledigt werden. Die niedrigeren sind optional und können auch auf Ihre nächste Liste übertragen werden, dann aber mit gesteigerter Priorität.
So könnte eine To-Do-Liste aussehen:
- Fernseher bei ebay anbieten 5 ---> morgen mit 4
- Wäscheberg beseitigen 3 erledigt
- Tillmann-Projekt von Arbeit beenden 1 erledigt
- Sophie vom Kindergarten abholen und bei ihrem Fußballspiel zu schauen 1 erledigt
- Beschwerdebrief an Quelle-Versand schreiben 3 ---> morgen, aber mit 2
- bei meinem kleinen Homepageprojekt über BO To-Do-Liste schreiben 6 ---> vielleicht morgen, drängt nicht
- in Sauna gehen 3 erledigt
Das Unerwartete
Das wichtigste beim Zeitmangement ist, die benötigten und die zur Verfügung stehenden Zeiten richtig einzuordnen. Dabei wird von den meisten ein Fehler gemacht: Sie schätzen zwar die zur Verfügung stehende und die benötigten Zeit in der Planung richtig ein, rechnen dabei jedoch nicht die vielen möglichen Störungen und Unterbrechungen während der Arbeit ein. Sei es nun durch plötzlich neu kommende Aufgaben oder durch unerwartete auftretende Schwierigkeiten. Beide werfen das ganze Zeitkonzept über den Haufen. Ergebnis: Stress. Also lassen Sie bei Ihrem Zeitmangement einen großen Toleranzbereich! Lassen Sie Lücken!